Wanneer je bij Psychologie Praktijk Gerard Dekkers in behandeling komt of de website psycholoogineindhoven.com gebruikt, verwerken wij persoonsgegevens. Een deel daarvan zijn bijzondere persoonsgegevens over je gezondheid. Wij vinden het belangrijk dat je weet wat we vastleggen, waarom, en hoe lang we het bewaren. Daarover gaat deze verklaring.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens is:
De praktijk heeft geen verplichte Functionaris Gegevensbescherming; voor privacy-vragen kun je rechtstreeks contact opnemen met Gerard Dekkers.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het contact verwerken wij de volgende categorieën gegevens:
2.1 Bij contact en kennismaking
Naam, telefoonnummer, e-mailadres.
Korte omschrijving van de aanleiding voor contact.
De afspraakgegevens (datum, tijd, type sessie).
2.2 Bij behandeling
NAW-gegevens, geboortedatum, BSN (alleen indien nodig voor declaratie).
Gegevens van je zorgverzekeraar en, indien van toepassing, verwijzer.
Gezondheidsgegevens en aantekeningen die nodig zijn voor goede zorg: intakegegevens, klachten, behandeldoelen, voortgang, gebruikte methoden en evaluaties.
Correspondentie tussen jou en de psycholoog.
2.3 Bij gebruik van de website
Bij het invullen van een (boekings)formulier: de door jou ingevulde gegevens.
Bij gebruik van Mira (voorheen AI Psycholoog) en de Quick Scan: je antwoorden, eventueel e-mailadres en de inhoud van het chatgesprek (alleen om jou een samenvatting te kunnen sturen en de kwaliteit van de chat te verbeteren).
Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en pagina-bezoeken, voor het veilig en goed laten functioneren van de site.
2.4 Bij aanvragen via onze advertenties op Facebook of Instagram
Wanneer je op een advertentie van ons klikt en het aanvraagformulier invult (het Meta Lead Ads-formulier), delen Meta en wij de door jou ingevulde gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele antwoorden op korte vragen die in het formulier staan.
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om binnen 2 werkdagen contact met je op te nemen voor een oriënterend gesprek. Je gegevens worden opgeslagen in ons interne CRM-systeem (LeadHub) en worden nooit verkocht of gedeeld met andere derden.
Je kunt je gegevens op elk moment laten verwijderen door een mail te sturen naar info@mentes.me; wij verwijderen ze binnen 5 werkdagen.
Meting van advertentiebezoek (Meta-pixel). Wanneer je in het cookiepaneel op deze site accepteert, laadt de website een script van Meta (connect.facebook.net) dat een paginaweergave doorgeeft aan onze advertentiegegevensbron 375246362286444. Meta ontvangt daarbij je IP-adres, de bezochte pagina, je browsergegevens en een cookie-identificatie (_fbp), waarmee wij zien hoeveel bezoeken en aanmeldingen uit onze advertenties komen. Grondslag: jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).
Zonder toestemming gebeurt dit niet. Zolang je nog geen keuze maakte, of wanneer je weigert, laadt het script van Meta niet en gaat er vanaf deze website geen enkel gegeven naar Meta. Je keuze bewaren wij op je eigen apparaat (localStorage) en je wijzigt hem wanneer je wilt via , ook onderaan elke pagina te vinden. Bij intrekken verwijderen wij de Meta-cookies en stopt de meting direct; wat vóór het intrekken werd gemeten, blijft bij Meta staan volgens hun eigen bewaartermijnen.
3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?
Zorgverlening — het uitvoeren van de behandelingsovereenkomst, het bijhouden van je dossier en het bewaken van de kwaliteit en continuïteit van zorg.
Afspraken plannen en bevestigen — inclusief herinneringen per e-mail of sms.
Facturatie en declaratie — bij jou en, indien van toepassing, bij je zorgverzekeraar.
Wettelijke verplichtingen — zoals de dossierplicht uit de WGBO en de fiscale bewaarplicht voor facturen.
Communicatie — beantwoorden van vragen, eventueel toesturen van een samenvatting van een Quick Scan of chatgesprek.
Verbetering van de website — geanonimiseerde analyse van gebruik.
4. Op welke grondslagen?
De AVG vereist een wettelijke grondslag voor elke verwerking. Wij baseren ons op:
De behandelingsovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) voor alles wat nodig is om je goed te kunnen behandelen.
Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) voor de dossierplicht, fiscale plichten en declaratieverkeer.
Uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG) voor het verwerken van gezondheidsgegevens, voor zover die toestemming niet al volgt uit de behandelingsovereenkomst, en voor het delen van informatie met derden (zoals je huisarts).
Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) voor het veilig laten draaien van de website en het tegengaan van misbruik.
5. Beroepsgeheim en delen met derden
Op de psycholoog rust een beroepsgeheim. Wat je in een sessie vertelt blijft binnen de spreekkamer. Wij delen je gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de behandeling, wettelijk verplicht is, of wanneer je daar zelf uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven. Concreet:
Je huisarts of verwijzer — alleen met jouw schriftelijke toestemming, bijvoorbeeld via een aanmeld- of afsluitbrief.
Zorgverzekeraar — alleen de gegevens die nodig zijn voor declaratie.
Waarnemer — bij langdurige afwezigheid kan een collega waarnemen; deze is ook gebonden aan het beroepsgeheim.
Boekhouder en accountant — alleen factuurgegevens, niet de inhoud van je dossier.
Toezichthouders — wanneer de wet of een tuchtcollege ons daartoe verplicht.
Op grond van een conflict van plichten (artikel 7:457 BW) kan informatie zonder toestemming worden gedeeld wanneer dat noodzakelijk is om ernstig gevaar voor jou of een ander af te wenden. We bespreken dat zoveel mogelijk vooraf met je.
6. Verwerkers
Wij maken gebruik van een aantal externe dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Met al deze partijen is een verwerkersovereenkomst afgesloten. Onder andere:
De praktijksoftware en dossierhouder voor het bijhouden van het cliëntdossier.
De boekhoudsoftware voor het verwerken van facturen.
E-mail- en agendaproviders voor onze zakelijke communicatie.
De afspraken- en boekingsmodule waarmee je een sessie kunt inplannen.
De hostingpartij van psycholoogineindhoven.com.
De aanbieder achter Mira (voorheen AI Psycholoog) en de Quick Scan (LeadHub), voor het verwerken van chat- en scan-input.
Wij selecteren onze verwerkers op betrouwbaarheid en op een beveiligingsniveau dat passend is voor (bijzondere) persoonsgegevens. Doorgifte buiten de EER wordt vermeden; gebeurt dat toch, dan op basis van passende waarborgen onder de AVG.
7. Bewaartermijnen
Behandeldossier — twintig jaar na afsluiting van het dossier, conform artikel 7:454 BW (WGBO).
Facturen en boekhouding — zeven jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
Gegevens uit het contactformulier en kennismaking die niet tot behandeling leiden — uiterlijk één jaar.
Chatlogs van Mira (voorheen AI Psycholoog) en Quick Scan-resultaten — maximaal twaalf maanden, tenzij je vraagt om eerdere verwijdering.
Technische logbestanden van de website — in de regel maximaal zes maanden.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. Daarbij hoort onder andere versleutelde verbindingen (HTTPS), tweefactor-authenticatie op systemen met dossiergegevens, geautoriseerde toegang per medewerker en een veilige bewaarplaats voor papieren stukken. Mocht er ondanks alles een datalek optreden dat een hoog risico voor jouw rechten en vrijheden inhoudt, dan informeren wij jou en, indien vereist, de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies en meting
psycholoogineindhoven.com plaatst zo min mogelijk cookies, en alles wat met advertenties te maken heeft staat standaard uit tot jij zelf accepteert.
Noodzakelijk — nodig voor de basiswerking van de site, plus je cookiekeuze zelf. Die keuze bewaren wij op je eigen apparaat (localStorage, sleutel pie:consent:marketing:v1).
Eigen bezoekmeting — onze eigen teller (leadhub.mentes.me) houdt bij welke pagina’s bezocht worden, zodat wij de site kunnen verbeteren. Deze meting blijft binnen onze eigen systemen en gaat naar geen enkele advertentiepartij.
Advertentiemeting (Meta-pixel) — laadt uitsluitend nadat jij in het cookiepaneel accepteert, en meet dan welke bezoeken uit onze advertenties op Facebook en Instagram komen (cookies _fbp en _fbc, maximaal 90 dagen). Zie 2.4 voor wat Meta daarbij ontvangt.
Je keuze wijzigen kan altijd via ; daarnaast kun je cookies via je browserinstellingen weigeren of verwijderen.
10. Jouw rechten
Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
Recht op inzage in je dossier en de overige gegevens die wij van je verwerken.
Recht op correctie van onjuiste gegevens.
Recht op verwijdering (‘recht om vergeten te worden’), behoudens wettelijke bewaarplichten.
Recht op beperking van de verwerking.
Recht op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
Recht op dataportabiliteit voor gegevens die je zelf hebt aangeleverd en op basis van toestemming of de overeenkomst worden verwerkt.
Recht om gegeven toestemming op elk moment in te trekken.
Je kunt je verzoek per e-mail indienen via info@psycholoogineindhoven.com. Wij reageren in beginsel binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om je identiteit op een veilige manier vast te stellen.
11. Klacht bij de toezichthouder
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op — dan zoeken we samen naar een oplossing. Komen we er niet uit, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Wijzigingen
Wij mogen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wet- of regelgeving verandert of wanneer wij een nieuwe tool in gebruik nemen. De actuele versie staat altijd op psycholoogineindhoven.com/privacy. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je actief.